El trabajo en remoto – o teletrabajo – es algo que en algunos sectores ya se conocía antes de la pandemia del COVID-19. Empresas del sector tecnológico sobre todo, ya trabajaban de forma remota parcialmente y en algunos casos freelances del sector trabajaban de forma remota permanentemente. Para llevar a cabo el trabajo en remoto existen multitud de herramientas, algunas gratuitas, otras de pago por uso, centradas en comunicación, productividad, gestión de tareas y otras enfocadas en mejorar el rendimiento de los equipos de trabajo que no comparten espacio físico a diario.

Una de las suites más relevantes dentro de todo este ecosistema es Microsoft Office 365, la suite de herramientas de colaboración y productividad de Microsoft que tiene un largo recorrido y que la convierte en una de las opciones más sólidas que existen actualmente, además de ser mutliplatafoma y multidispositivo, lo que permite utilizar cualquier dispositivo que tenga una conexión a internet.

Vamos a repasar las herramientas de esta suite que pueden ayudarte a trabajar de forma remota y que están incluidas en un único pago de licencia de Office.

Comunicación entre personas

Además de Microsoft Outlook para envío de correos electrónicos, sin duda una de las herramientas más potentes de la suite es Microsoft Teams, que permite que las personas que trabajan en remoto puedan colaborar entre ellas, con estas funcionalidades:

• Chats: Herramienta para chatear de forma individual o grupal, en el ordenador o en el móvil. Permite mandar ficheros, imágenes, videos y audios.
• Equipos (Teams): Es la funcionalidad principal, puedes crear un equipo y tener canales dentro del equipo para hablar con los participantes y tratar distintos temas.
• Audio y video conferencia: Puedes realizar audio y video llamadas con una o varias personas, grabar esas llamadas, tomar notas asociadas a las llamadas y compartirlas, y compartir la pantalla de cualquier participante para mostrar contenido.

Esta herramienta permite tener a todo el mundo conectado constantemente, saber si están libres u ocupados, y compartir información de forma online y offline.

Colaboración en línea

Trabajar en documentos con otros miembros del equipo nunca fue más fácil. Olvídate de enviar versiones a través del correo electrónico. Microsoft Sharepoint te permite colgar documentación que varias personas pueden ver y editar a la vez, con lo que se puede trabajar en una única versión del documento que todo el equipo pueda actualizar. Microsoft Sharepoint además está integrado con la herramienta Microsoft Teams con lo que se pueden compartir ficheros entre personas de un equipo determinado. Microsoft Sharepoint permite:

• Gestión documental: Ten toda tu documentación organizada en Sharepoint, podrás utilizarla tanto en web como en local con la sincronización de OneDrive. Podrás trabajar con los archivos de Sharepoint como si estuviesen en tu propio equipo.
• Colaboración en tiempo real: Puedes editar el documento a la vez que otros colaboradores y verás los cambios que ellos hacen en tiempo real. Trabaja con cualquier programa de la suite (Excel, Word, Powerpoint) en la aplicación local o en un navegador.
• Backup incluido: Con Sharepoint olvídate de documentos borrados por error, Sharepoint guarda un backup de todos los documentos, incluidas las últimas versiones para que controles quien hizo qué y cuando.

Gestión de tareas del equipo

La gestión de tareas en Microsoft Office 365 se centra en tres herramientas; Microsoft Planner, Microsoft Outlook y Microsoft T-Do. Las tres trabajan de forma conjunta para poder planificar las tareas del equipo y hacer seguimiento de las mismas;

• Microsoft Planner: Una herramienta sencilla y potente para generar listas de tareas en un proyecto específico. Permite asignar tareas a usuarios, asignar fecha de vencimiento, porcentaje de ejecución, checklist, comentarios y archivos adjuntos. Con esta herramienta es fácil ver quién está haciendo qué, y además se integra con Microsoft Teams.
• Microsoft To-Do: Esta es la herramienta personal donde cada usuario puede ver las tareas que tiene asignadas en Planner, además de tareas propias que se pueden crear en distintas listas para hacer seguimiento. Entre estas tareas están las creadas en Microsoft Outlook, donde los correos pueden convertirse en tareas fácilmente.
• Microsoft Outlook: Como hemos comentado en el punto anterior, podemos generar tareas a partir de correos electrónicos o crear tareas que también nos aparecerán en nuestra lista de To-Do.

Espacio propio del usuario

Además de las herramientas que hemos comentado arriba, Office 365 dispone de dos herramientas para la gestión personal de documentación e información, Microsoft OneDrive y Microsoft OneNote.

• Microsoft OneDrive: sirve como almacenamiento de la información del usuario, ficheros y datos que necesita tener a mano. Al igual que Sharepoint, estos ficheros estarán seguros en la nube y pueden ser accesibles desde cualquier dispositivo. Además, podrás compartir archivos y carpetas con otros usuarios si lo necesitas.
• Microsoft OneNote: olvídate de tu cuaderno de notas y de tus libretas, con OneNote tendrás la capacidad de crear múltiples libretas con páginas donde podrás almacenar información de todo tipo: texto, imágenes, enlaces, etc. Lleva tus notas siempre contigo accesibles desde cualquier dispositivo y seguras en la nube par que no se pierdan nunca.

Como colofón:

Es importante destacar que estas herramientas – entre otras, porque Office 365 dispone de muchas más – están incluidas en una misma licencia de Office 365, con lo que con un único pago podremos disponer de todas las herramientas. Además, gracias al formato de pago por uso estarán siempre actualizadas y no se quedarán obsoletas.

Si no las has probado ya solicita una demo y estaremos encantados de mostrarte todo lo que puede hacer por ti esta suite.

Como puede ayudarte Microsoft Office 365 en el trabajo en remoto