Malas prácticas en el trabajo en remoto

La situación actual debido al contagio del COVID-19 ha lanzado a muchas empresas al teletrabajo sin estar preparadas para ello. A casi todas ellas, el concepto de “transformación digital” del que habían oído hablar y consideraban como algo no urgente, se les ha convertido en urgente e importante, además, porque se han dado cuenta de que una situación de parada forzosa como ésta podría tener consecuencias fatales para su continuidad.

En Quabia sabemos bien de lo que hablamos porque nuestra empresa está 100% deslocalizada, no utilizamos en un 99% oficinas físicas, y desde nuestra concepción en nuestro ADN está el trabajo en remoto y desde cualquier dispositivo. Hemos adquirido un conocimiento muy profundo de como implementar las tecnologías de la empresa para conseguir trabajar en remoto, y lo que es más importante, nos ha enseñado lo que NO se debe hacer tanto por haberlo sufrido nosotros como por como lo han sufrido Clientes a los que hemos ayudado en esta transformación.

Con este resumen de “acciones no recomendables” queremos transmitir una pequeña lista de cosas a tener en cuenta para mitigar en gran medida los riesgos que conlleva esta situación

1. Productos “gratuitos” de conexión a escritorio remoto 

“Es fácil: me conecto a mi ordenador de la oficina con el <Producto x> (que además es gratuito) y ya está” 

Es la solución que han adoptado muchas empresas para salir del paso. Puede valer como solución temporal (y nos referimos a unos pocos días mientras se buscan otras opciones), pero tiene varios problemas: 

  • Si eres empresa, <Producto x>. Estás usando un software de manera ilegal, debes saberlo. Tampoco lo son otras opciones gratuitas para uso no empresarial. Y aunque haya otras opciones que si son gratuitas no te aseguran ni la calidad ni la estabilidad de la conexión, no digamos ya la seguridad de los datos. 
  • Dependes de un PC encendido. Esto quiere decir que si se va la luz o hay un microcorte te quedas sin acceso a tu ordenador, y por tanto sin poder trabajar. 
  • ¿Quién puede acceder a tus instalaciones usando tu conexión? No se puede saber si esta situación se va a producir, pero es altamente recomendable evitar de raíz que pueda ocurrir. Más adelante hablaremos del aumento de hackers cuando hay aumento de trabajo remoto.

2. Productos “gratuitos” o de pago VPN 

“Montamos una VPN gratuita y nos conectamos al servidor de la oficina”

Muchas empresas optan por la opción de VPN porque tienen servidores en la oficina y necesitan conectar en remoto. Una solución muy popular que se puede mejorar en muchos ámbitos con servicios cloud, principalmente en el de la seguridad.

  • Las VPN gratuitas no son confiables. Hay que asumir que los servicios de IT se pagan, no se dan gratis, y si aparentemente son gratis es que el producto es el usuario. Usar correctamente una VPN requiere escoger una que garantice la seguridad y que sea de pago. 
  • Depende de la corriente eléctrica de la oficina. Al igual que con la solución anteriormente expuesta en el punto 1, se depende del suministro de electricidad en la oficina. Si se corta la luz en la oficina se requiere un buen SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida), que normalmente aporta unos minutos adicionales de corriente, pensando en apagar ordenadamente el servidor. Un muy buen SAI puede aguantar hasta que alguien llega a la oficina, si el corte de corriente se prolonga.

3. “Estar como en casa” … y no “estar como en la oficina” 

“Me conecto desde el sofá con una tablet conectada a través de los datos del móvil”

  • Ojo con las posturas en casa: Se necesita una mesa, con luz adecuada, una silla ergonómica, pantalla a la altura de los ojos, lo recomendado desde prevención de riesgos laborales en la oficina. Trabajar desde el sofá es el camino más rápido hacia la lumbalgia (además de que reconozcámoslo, se trabaja mucho menos).  
  • No vale cualquier equipo. Trabajar a diario con un PC y pasar ahora a una Tablet, no funciona. Para teletrabajar hay que replicar el puesto de trabajo en casa en la medida de lo posible, también en lo técnico. 
  • Usar solo el teléfono y el correo electrónico para trabajar en remoto Puede parecer suficiente, pero es la mayor fuente de improvisaciones peligrosas. Tengo a mi compañero al lado si tengo que preguntarle, pues ahora por teléfono, si tengo una reunión pues que me metan en una llamada. Si necesito algo pues mando un correo….  Y cuando se necesita algo más, se busca la solución más inmediata … que suele ser la más peligrosa .. Accesos, conexiones entre PCs, archivos con contenido sensible adjuntos a un email, etc.

4. No tener en cuenta la seguridad de la información 

“Con una conexión a internet me vale para acceder a todo lo que necesito”

  • Descuidar la política de salvaguardias de la información durante esta época: los accidentes de pérdida de datos ocurren en cualquier momento, y la mejor manera de estar a salvo es continuar ejecutando las acciones de protección en vigor.
  • Pensar que, en la situación actual, la estadística de ataques informáticos no va a variar: a más conexiones en remoto, más ataques y más intentos de delitos informáticos. Si hemos incrementado los accesos remotos en un factor de 10 elevado a la n, los ataques y acciones maliciosas aumentarán en la misma medida (un banco de peces atrae a x tiburones … mil bancos de peces juntos atraen a muchos x miles de tiburones).
  • Si se ven obligados a lanzar un ERTE, incluir a todo el personal de IT. Procurar que los sistemas de la Compañía no queden sin soporte, en todas las áreas técnicas es vital. Parece elemental, pero hemos visto algún caso en el que se ha dado este tema.

5. Unas pocas cosas más 

Dentro del ámbito tecnológico nos quedan algunos aspectos en los que hay que fijarse, tanto para mejorar la operación actual, como para prevenir riesgos de cara a posibles situaciones similares en el futuro, o para implantar seriamente el teletrabajo como una metodología permanente en la empresa:

  • No disponer de herramientas de colaboración unificadas. Absolutamente recomendables, pensadas para trabajar de manera deslocalizada.
  • No haberse formado en soluciones de colaboración remota. En situación de emergencia, saber lo que cada uno tiene que hacer (y lo que no tiene que hacer) es vital.
  • Usar software no corporativo. Al estar en casa, y muchas veces como hemos visto anteriormente, usar equipos personales … muchas veces se utilizan herramientas software que conllevan riesgos. Un ransomware puede entrar en nuestros sistemas, con las fatales consecuencias que puede conllevar.
  • No revisar los logs de los sistemas, los accesos, y las transacciones. Una intromisión en nuestros sistemas deja ciertas huellas, o al menos algunos indicios de que puede haber “visitantes no deseados” en los mismos.

Como puede ayudarte Microsoft Office 365 en el trabajo en remoto

El trabajo en remoto – o teletrabajo – es algo que en algunos sectores ya se conocía antes de la pandemia del COVID-19. Empresas del sector tecnológico sobre todo, ya trabajaban de forma remota parcialmente y en algunos casos freelances del sector trabajaban de forma remota permanentemente. Para llevar a cabo el trabajo en remoto existen multitud de herramientas, algunas gratuitas, otras de pago por uso, centradas en comunicación, productividad, gestión de tareas y otras enfocadas en mejorar el rendimiento de los equipos de trabajo que no comparten espacio físico a diario.

Una de las suites más relevantes dentro de todo este ecosistema es Microsoft Office 365, la suite de herramientas de colaboración y productividad de Microsoft que tiene un largo recorrido y que la convierte en una de las opciones más sólidas que existen actualmente, además de ser mutliplatafoma y multidispositivo, lo que permite utilizar cualquier dispositivo que tenga una conexión a internet.

Vamos a repasar las herramientas de esta suite que pueden ayudarte a trabajar de forma remota y que están incluidas en un único pago de licencia de Office.

Comunicación entre personas

Además de Microsoft Outlook para envío de correos electrónicos, sin duda una de las herramientas más potentes de la suite es Microsoft Teams, que permite que las personas que trabajan en remoto puedan colaborar entre ellas, con estas funcionalidades:

  • Chats: Herramienta para chatear de forma individual o grupal, en el ordenador o en el móvil. Permite mandar ficheros, imágenes, videos y audios.
  • Equipos (Teams): Es la funcionalidad principal, puedes crear un equipo y tener canales dentro del equipo para hablar con los participantes y tratar distintos temas.
  • Audio y video conferencia: Puedes realizar audio y video llamadas con una o varias personas, grabar esas llamadas, tomar notas asociadas a las llamadas y compartirlas, y compartir la pantalla de cualquier participante para mostrar contenido.

Esta herramienta permite tener a todo el mundo conectado constantemente, saber si están libres u ocupados, y compartir información de forma online y offline.

Colaboración en línea

Trabajar en documentos con otros miembros del equipo nunca fue más fácil. Olvídate de enviar versiones a través del correo electrónico. Microsoft Sharepoint te permite colgar documentación que varias personas pueden ver y editar a la vez, con lo que se puede trabajar en una única versión del documento que todo el equipo pueda actualizar. Microsoft Sharepoint además está integrado con la herramienta Microsoft Teams con lo que se pueden compartir ficheros entre personas de un equipo determinado. Microsoft Sharepoint permite:

  • Gestión documental: Ten toda tu documentación organizada en Sharepoint, podrás utilizarla tanto en web como en local con la sincronización de OneDrive. Podrás trabajar con los archivos de Sharepoint como si estuviesen en tu propio equipo.
  • Colaboración en tiempo real: Puedes editar el documento a la vez que otros colaboradores y verás los cambios que ellos hacen en tiempo real. Trabaja con cualquier programa de la suite (Excel, Word, Powerpoint) en la aplicación local o en un navegador.
  • Backup incluido: Con Sharepoint olvídate de documentos borrados por error, Sharepoint guarda un backup de todos los documentos, incluidas las últimas versiones para que controles quien hizo qué y cuando.

Gestión de tareas del equipo

La gestión de tareas en Microsoft Office 365 se centra en tres herramientas; Microsoft Planner, Microsoft Outlook y Microsoft T-Do. Las tres trabajan de forma conjunta para poder planificar las tareas del equipo y hacer seguimiento de las mismas;

  • Microsoft Planner: Una herramienta sencilla y potente para generar listas de tareas en un proyecto específico. Permite asignar tareas a usuarios, asignar fecha de vencimiento, porcentaje de ejecución, checklist, comentarios y archivos adjuntos. Con esta herramienta es fácil ver quién está haciendo qué, y además se integra con Microsoft Teams.
  • Microsoft To-Do: Esta es la herramienta personal donde cada usuario puede ver las tareas que tiene asignadas en Planner, además de tareas propias que se pueden crear en distintas listas para hacer seguimiento. Entre estas tareas están las creadas en Microsoft Outlook, donde los correos pueden convertirse en tareas fácilmente.
  • Microsoft Outlook: Como hemos comentado en el punto anterior, podemos generar tareas a partir de correos electrónicos o crear tareas que también nos aparecerán en nuestra lista de To-Do.

Espacio propio del usuario

Además de las herramientas que hemos comentado arriba, Office 365 dispone de dos herramientas para la gestión personal de documentación e información, Microsoft OneDrive y Microsoft OneNote.

  • Microsoft OneDrive: sirve como almacenamiento de la información del usuario, ficheros y datos que necesita tener a mano. Al igual que Sharepoint, estos ficheros estarán seguros en la nube y pueden ser accesibles desde cualquier dispositivo. Además, podrás compartir archivos y carpetas con otros usuarios si lo necesitas.
  • Microsoft OneNote: olvídate de tu cuaderno de notas y de tus libretas, con OneNote tendrás la capacidad de crear múltiples libretas con páginas donde podrás almacenar información de todo tipo: texto, imágenes, enlaces, etc. Lleva tus notas siempre contigo accesibles desde cualquier dispositivo y seguras en la nube par que no se pierdan nunca.

Como colofón:

Es importante destacar que estas herramientas – entre otras, porque Office 365 dispone de muchas más – están incluidas en una misma licencia de Office 365, con lo que con un único pago podremos disponer de todas las herramientas. Además, gracias al formato de pago por uso estarán siempre actualizadas y no se quedarán obsoletas.

Si no las has probado ya solicita una demo y estaremos encantados de mostrarte todo lo que puede hacer por ti esta suite.

Como puede ayudarte Microsoft Office 365 en el trabajo en remoto

Microsoft aumenta el número de participantes que pueden visualizarse a la vez en reuniones de Teams

Microsoft aumenta el número de participantes que pueden verse a la vez en las reuniones de Teams de 4 a 9. Esta nueva funcionalidad estará disponible a finales de abril y a lo largo del mes de mayo.

Todos somos conscientes de la importancia hoy en día de poder ver a la persona con la que se está conversando en la pantalla, funcionalidad que hace que las reuniones virtuales sean algo más “humanas”. Ya hay varias plataformas en el mercado que lo permitían y Microsoft Teams no se quería quedar atrás.

El límite de participantes que pueden visualizarse simultáneamente en la actualidad es de 4, y próximamente se va a ampliar hasta 9 participantes de forma simultánera para mejorar la experiencia de comunicación en grupo. Microsoft va a priorizar aquellos conectados con vídeo activo sobre los que se conectan con la cámara deshabilitada.

Con esta nueva funcionalidad sigue evolucionando la aplicación Teams que se ha convertido en la herramienta principal de comunicación y colaboración de Microsoft que cuenta con más de 44 millones de usuarios en la actualidad.

Microsoft aumenta el número de participantes que pueden visualizarse a la vez en reuniones de Teams

Por qué externalizar el soporte informático

Los sistemas informáticos de una empresa cada vez tienen mayor peso a la hora de dar soporte a las actividades de negocio, y por tanto se convierten en sistemas críticos que no solo hay que atender si no también mantener al día y en un proceso de mejora contínua.

Esto lleva a las empresas a depender más de los técnicos informáticos y del conocimiento que estos tienen a la hora de resolver las posibles incidencias del día a día además de evolucionar estos sistemas y modernizarlos para que la empresa pueda mantenerse competitiva en un mundo que cambia rápidamente.

Queremos en este post resaltar algunas de las ventajas de contar con un servicio de soporte técnico informático externo:

Personalización de servicios

La ventaja principal es la personalización de los servicios contratados. Al externalizar este servicio podemos adaptarlo a las necesidades de cada cliente. Desde pequeñas bolsas de horas de soporte técnico a proyectos de soporte complejos, la personalización y adaptación a cada caso es una de las mayores ventajas de la externalización.

Ahorro de costes

Esta ventaja va muy ligada a la anterior ya que si conseguimos concretar nuestras necesidades y subcontratarlas siempre será más económico que disponer de un técnico propio o un equipo de técnicos que son un gasto fijo y que hay que formar para poder mantener al día. La formación técnica es uno de los mayores gastos en personal de las empresas de servicios informáticos, precisamente para que no tengan que hacer frente a ese gasto los clientes.

Flexibilidad

Otra de las grandes ventajas es la flexibilidad. En un entorno cambiante como el actual, poder adaptar los servicios contratados a las necesidades del entorno es algo primordial. Desde cambiar el coste del servicio para absorber crecimientos y decrecimientos hasta adaptar el servicio en función de los retos a los que se enfrenta la empresa, siempre será más ágil con un servicio externalizado.

Mejora en especialización y cualificación

La formación del personal de una empresa de servicios informáticos es fundamental para poder dar el mejor servicio a los clientes, por lo que es un coste alto en estas empresas que reciclan constantemente los conocimientos de los técnicos. Esto convierte a los técnicos en personal altamente cualificado y especializado, lo que es más complejo conseguir con personal propio ya que una empresa de servicios puede rotar al personal asignado a un cliente en función del conocimiento que se necesite en cada caso mientras que el equipo propio siempre dispone de las mismas personas.

Asesoramiento experto

Al tener mayor personal cualificado y formado constantemente, las empresas de servicio tienen una mejor visión de las tendencias del sector y por tanto pueden actuar no solo como proveedores de un servicio, si no como partners tecnológicos asesorando a los clientes en cómo abordar mejoras y modernización de sus sistemas, dotando de ventaja competitiva a negocio a través de herramientas tecnológicas.

Por qué externalizar el soporte informático